SmartDocuments

Dokumenten-Management

SmartDocuments is sinds 1999 specialist op het gebied van sjabloonbeheer en documentautomatisering. Meer dan 500 organisaties met meer dan 400.000 gebruikers vertrouwen dagelijks op het slimme documentsysteem van SmartDocuments. Bij SmartDocuments werken 30 professionals in Deventer en de buitenlandse vestigingen in Duitsland en Zweden.

Veel overheidsklanten

Document intensieve organisaties zoals ministeries, provincies, gemeenten, nutsbedrijven, banken, verzekeraars, multinationals, woningcorporaties en commerciële bedrijven zijn klanten van SmartDocuments. Met toonaangevende producten en innovatieve technieken is SmartDocuments marktleider in de gemeentemarkt, provincies, waterschappen en enkele andere deelmarkten in Nederland. SmartDocuments wordt op dit moment door 65% van de grootste gemeenten in Nederland gebruikt.

Het is niet ongebruikelijk voor “document intensieve” organisaties om duizenden documentsjablonen te beheren. Een probleem is dat ze niet alleen complex zijn maar ook onderhevig aan veranderingen. Soms is het maken en aanpassen bijna onmogelijk zonder diepgaande programmeerkennis. Wordt het meest actuele sjabloon gebruikt? Is er daarnaast nog toestemming nodig om het te gebruiken of wijzigen? Dit zijn veelvoorkomende problemen die erg veel kostbare tijd kosten. Met de SmartDocuments software is dit proces efficiënter te beheren en bovendien zonder programmeerkennis!

SmartDocuments: – vereenvoudigt het maken, aanpassen en beheren van documentsjablonen. – vereenvoudigt je uitgaande correspondentie; of het nu over ad hoc of bulk gaat. – is voor wat betreft het beheer onafhankelijk van de IT-afdeling.

Beheerders kunnen na een korte training zelfstandig sjablonen maken voor brieven, mailingen, facturen, leveringsbonnen, rapporten, offertes, contracten, etc. SmartDocuments heeft zichzelf voor wat betreft het beheer eigenlijk “weg-geprogrammeerd…” De eindgebruikers maken supersnel en foutloos de meest uiteenlopende documenten met de handige “vraag en antwoord wizard” van SmartDocuments.

Grote uitrol naar buitenland

Via een grote partner wordt SmartDocuments geïnstalleerd bij bijna 3.500 advocatenkantoorkantoren in Duitsland, Tsjechië en Slowakije. Dit is een belangrijke uitbreiding in Duitsland. Een nog grotere uitbreiding staat ook nog op stapel. Er is een tienjarige contract afgesloten met een Duitse partner die 80% van de Duitse gemeenten als klant heeft.

Ongeveer 25% van de omzet komt op dit moment uit het buitenland, dit zal naar verwachting snel doorgroeien naar 50%. Ook wordt groei voorzien in België, Frankrijk en in de zeer nabije toekomst; de USA. Ook voorziet SmartDocuments hierdoor opnieuw een stevige groei van het aantal medewerkers.